Personvernerklæring

Norion Næringsmegling AS

Norion Næringsmegling AS tar ditt personvern på alvor. Vi er behandlingsansvarlig og har ansvar for at opplysninger vi har om deg som kunde brukes i tråd med norsk personvernlov, og med inklusjon av EUs personvernforordning 2016/679/ slik den er implementert i norsk lov («GDPR»).

I denne personvernerklæringen gir vi deg informasjon på hvordan vi samler inn, bruker og beskytter dine personopplysninger i forbindelse med de tjenester vi tilbyr hos oss. Erklæringen inneholder informasjon som du har krav på når vi innhenter opplysninger om deg, generell informasjon om hvordan og på hvilket rettslig grunnlag vi bruker dine personopplysninger og hvilke rettigheter du har til å få innblikk i, endre eller slette lagrede opplysninger vi har om deg.

Norion Næringsmegling ved daglig leder er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Ansvaret for den daglige oppfølgingen i vår etterlevelse av personvernregelverket er delegert til meglere/rådgivere og analytikere for oppdragene.

Du kan kontakte oss på:

Norion Næringsmegling AS

Org.nr. 918 84 2667

E-post: dm@norion.no

Telefon: 944 25 246

Post og besøksadresse: Skippergata 14, 7042 Trondheim

1. Vårt formål ved bruk av personopplysninger

Norion Næringsmegling AS bruker personopplysninger for følgende formål:

• Ved kundeetablering /inngåelse av kundeforhold.
• Ved gjennomføring av handel/kontrakter.
• Ved administrasjon av kundeforhold.
• Innfri eiendomsmeglingsforetakets kontrolltiltak, jfr. eiendomsmeglingsforskriften, hvitvaskingsloven mfl.
• Markedsføring av tjenester Norion Næringsmegling AS tilbyr.
• Distribuere markedsoppdateringer og -rapporter.

2. Rettslig grunnlag ved benyttelse av personopplysninger

Norion Næringsmegling AS behandling av personopplysninger i forbindelse med kundeetablering eller oppfyllelse av en kontrakt med kunder som handler som privatperson (ikke på vegne av et selskap), har hjemmel i GDPR artikkel 6 nr. 1 b).

Behandling av personopplysninger for samme formål, men hvor den registrerte er en ansatt som handler på vegne av et selskap, har hjemmel i GDPR artikkel 6 nr. 1 f); behandling av personopplysninger ivaretar en legitim interesse hos både Norion Næringsmegling AS og selskapet, og den ansattes personvern er ivaretatt gjennom ansettelseskontrakten mellom vedkommende og selskapet, samt gjennom de garantier som Norion Næringsmegling AS har gitt i denne personvernerklæringen.

Administrasjon av kundeforhold har samme rettslige grunnlag som de ovenfor nevnte aktiviteter, siden denne behandlingen også er nødvendig for å utføre de tjenester Norion Næringsmegling AS utfører / tjener legitime interesser, som ikke tilsidesettes av den registrertes personverninteresser.

Norion Næringsmegling AS behandler enkelte personopplysninger om kunder for å overholde rettslige forpliktelser, for eksempel rutiner for forebygging av bedrageri og hvitvasking av penger og overholdelse av norske bokføringsregler, som krever at visse opplysninger lagres for en bestemt tidsperiode.

Markedsføring av våre tjenester er basert på et frivillig og informert samtykke fra en kunde eller potensiell kunde, jfr. GDPR artikkel 6 nr. 1 a).

3. Innhenting av personopplysninger/ Kilder vi benytter

Norion Næringsmegling AS samler inn personopplysninger hovedsakelig direkte fra våre kunder. Informasjon fra kunder kan suppleres med informasjon som er tilgjengelig i offentlige registre, som Brønnøysundregistret og informasjon fra andre kilder, for eksempel banker eller andre relevante finansinstitusjoner når dette er nødvendig for å kunne levere våre tjenester til kunden.

Vi kan også samle inn informasjon fra offentlige kilder, for eksempel ved bruk av Google, fra media mv.

4. Kategorier av personopplysninger vi behandler

Norion Næringsmegling AS behandler de kategorier av personopplysninger som er nødvendig for å oppfylle formålene som er angitt under punkt 1.  For de tjenester Norion Næringsmegling AS tilbyr, registrerer vi følgende kategorier av personopplysninger:

• Navn, firmanavn, adresse, epostadresse og telefonnummer
• Fødselsnummer, identifikasjonsdokumenter, tilknyttede parter/disponenter
• Bankkonto(/i)
• KYC og PEP: KYC («Know Your Customer»: formål og bakgrunn)
• PEP («Politisk Eksponert Person»: opplysninger som er nødvendige for å oppfylle krav i den norske hvitvaskingsloven)
• Øvrig tilleggsinformasjon innsamlet fra offentlige kilder, fra personen eller selskapet selv, preferanser med hensyn til f.eks. eiendomstyper, objektstørrelse eller annen informasjon som er egnet til å kartlegge investorinteresse.
• Kommunikasjon som når du kontakter oss og har dialog med oss.

Behandling av de ovennevnte kategoriene av personopplysninger er mer eller mindre alltid nødvendig for å utføre våre tjenester og for administrasjonen av kundeforhold, herunder oppfyllelse av kravene i den norske hvitvaskingsloven.

Samme informasjon vil kunne bli behandlet med det formål å overholde rettslige forpliktelser, og hvis kunden har gitt sitt samtykke til det, for markedsføringsformål omtalt i avsnitt 1.(e) ovenfor.

5. Utlevering av kunders personopplysninger

Norion Næringsmegling AS deler noen ganger personopplysninger med tredjeparter, når dette er nødvendig for leveransen av våre tjenester og / eller hvis kunden ber oss om dette, f.eks. når ytelsen til tjenesten krever samarbeid med en slik tredjepart, typisk en bank eller en annen finansiell virksomhet.

Leverandører av IT-løsninger som Norion Næringsmegling AS bruker til behandling av personopplysninger, kan ha tilgang til personopplysninger for formål spesifikt angitt i en databehandlingsavtale, f.eks. vedlikeholds- og supporttjenester knyttet til IT-systemet. Databehandleravtalen forplikter leverandøren til å overholde gjeldende personvernlovgivning når de utfører sine tjenester for Norion Næringsmegling AS.

Norion Næringsmegling AS sine databehandlere og leverandører av klientsystemet og databasetjenester er Vitec Norge AS, i tillegg brukes Verified til signering av kontrakter og ID-kontroll. Det er kun Norion Næringsmegling AS og Vitec Norge AS som har tilgang på Meglersystemet og våre interne filer i datasystemet

Leverandør for utvikling, drift og vedlikehold av vårt nettsted er Webtron AS med ansvar for utvikling og webdesign (teknisk hosting via Webtron AS sin serverleverandør PRO ISP AS).

Microsoft leverer e-posttjenester/server (Office 365), via vår lokale IT-leverandør, MYNET AS.

Personopplysninger kan bli utlevert til nasjonale myndigheter dersom det er mistanke om straffbare handlinger som er påkrevd etter norsk lov. Dette kan være i forbindelse med mistanke om hvitvasking, terrorfinansiering og andre straffbare handlinger. Det må foreligge et lovlig grunnlag for å utlevere personopplysninger til andre.

6. IT sikkerhet og beredskap

Norion Næringsmegling AS arbeider kontinuerlig med å forhindre uautorisert tilgang, utlevering eller annen avvikende behandling av personopplysninger.

Vi har implementert fysiske, tekniske og administrative prosedyrer og tiltak for å beskytte personopplysninger.

Personopplysninger lagres i sikre driftsmiljøer som kun er tilgjengelig for Norion Næringsmegling AS, ansatte og underleverandører som har saklig behov for tilgang til opplysningene.

Alle våre ansatte er underlagt en streng taushetsplikt vedrørende dine personopplysninger.

7. Lagring og sletting av personopplysninger

Opplysninger som innhentes med det daglige virke lagres i Vitec Next Office og mappestruktur i klientsystemet. Opplysninger fra drift av nettsiden norion.no lagres hos Webtron AS. Vi er også påkrevd å lagre dokumenter av alle oppdrag i et fysisk arkivsystem på vårt kontor samt at vi lagrer kunders kontaktinformasjon på mobiltelefonene.

Norion Næringsmegling vil ikke lagre personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen og de lovpålagte pliktene vi er underlagt, herunder i henhold til bokføringsloven.

Opplysninger knyttet til utførelsen av våre tjenester vil oppbevares så lenge vårt kundeforhold består. Etter endt kundeforhold vil vi også ta vare på data så lenge det er nødvendig for administrasjon, for eksempel dersom du eller vi skulle ha behov for historikk.

Informasjonen vi har innhentet for å sende deg nyhetsbrev vil ligge lagret hos oss fram til du eventuelt melder deg av nyhetsbrevet.

8. Dine rettigheter/ klage.

Du kan til enhver tid be innsyn i dine egne personopplysninger som Norion Næringsmegling AS har registrert, dataportabilitet, informasjon om hvor vi har innhentet opplysningene og hvor lenge vi er pliktige til å oppbevare opplysningene.

Du har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger vi ikke har rett til å behandle blir rettet, slettet eller supplert.

Du har rett til når som helst å trekke tilbake et samtykke for mottak av markedsføring fra oss, vennligst kontakt oss i Norion Næringsmegling AS. Du kan også kontakte oss dersom du har innvendinger mot behandling som er basert på Norion Næringsmegling AS eller en tredjeparts legitime interesser.

Dersom du ønsker å inngi klage på den måten vi behandler personopplysninger, kan klagen rettes til datatilsynet. Du kan lese mer om innhold i dine rettigheter på datatilsynets nettside: www.datatilsynet.no

9. Bruk av informasjonskapsler/Cookies

Vi bruker informasjonskapsler («cookies») på www.norion.no nettside. En cookie er en liten tekstfil som lagres på datamaskinen din når du besøker våre nettsteder. Den er ikke skadelig og kan ikke inneholde virus eller programmer. Cookies hjelper oss med å identifisere datamaskinen din, slik at vi kan skreddersy din brukeropplevelse.

For øyeblikket benytter vi ikke cookies til annet enn å måle antall besøkende og forbedre brukeropplevelsen på våre plattformer, samt i markedsføring. Du kan blokkere eller administrere cookies i nettleserens innstillinger. Vær oppmerksom på at blokkering av informasjonskapsler kan hindre at nettstedet vårt fungerer som det skal.

10. Endringer av personvernerklæring.

Vi kan endre denne personvernerklæringen fra tid til annen. Du vil alltid finne siste versjon her. Hvis vi foretar endringer som i vesentlig grad endrer våre personvernrutiner, vil vi varsle deg via e-post eller legge inn en melding på vår nettside før endringene trer i kraft.